Robust drift og resilience

Derfor er robust drift fundamentet for en resilient virksomhed

Resilience – et begreb der bruges mere og mere

For få år siden var resilience et begreb, de færreste virksomheder kendte til.

I dag dukker begrebet op stadig oftere. Det nævnes blandt andet i forbindelse med forsyningskæder, cybersikkerhed, geopolitik, klimaændringer, bæredygtighed og ledelse.

Det skyldes ikke kun, at begrebet er blevet mere udbredt. Det skyldes først og fremmest, at verden omkring virksomhederne ændrer sig hurtigere end nogensinde før.

De seneste år har vist, hvor hurtigt vilkår kan ændre sig. Vi har oplevet en pandemi, energikriser, krige, inflation og forsyningskæder, der pludselig ikke længere var så stabile, som vi havde taget for givet. Samtidig har stigende kundekrav og administrative krav også udfordret de enkelte virksomheder.

Tidligere var effektivitet ofte nok til at skabe en stærk virksomhed. I dag er effektivitet stadig vigtig – men den er ikke længere tilstrækkelig. Nu skal virksomheden også kunne modstå forstyrrelser, tilpasse sig nye vilkår og hurtigt genfinde en stabil drift.

Det er her resilience kommer ind i billedet. Ikke som endnu et ledelsesbegreb, men som en beskrivelse af virksomhedens evne til at fungere, når omgivelserne ændrer sig.

Hvad er resilience?

En af de mest anerkendte definitioner af resilience findes i ISO 22316:

“The ability of an organization to absorb and adapt in a changing environment
to enable it to deliver its objectives and to survive and prosper.”

På dansk kan det oversættes til:

“En organisations evne til at absorbere og tilpasse sig et foranderligt miljø,
så den fortsat kan opfylde sine mål, overleve og udvikle sig.”

Det er efter min opfattelse en god definition, fordi den kort og præcist beskriver, hvad resilience er, og hvad virksomheder bør stræbe efter.

Udfordringen er, at den beskriver målet, men ikke er særligt konkret omkring, hvordan virksomheden når dertil.

En vigtig pointe er dog, at resilience, i min optik, ikke er et projekt, man implementerer. Det er en organisatorisk evne, virksomheden opbygger over tid gennem den måde, den bliver ledet og drevet på.

Derfor taler jeg om robust drift

Jeg taler om robust drift, fordi jeg ser det som den praktiske vej til resilience. Resilience er ikke noget, man arbejder med direkte. Man arbejder med robusthed på de enkelte områder af virksomheden. Når de områder spiller sammen, opstår resilience.

Når jeg taler med ejerledere, hører jeg sjældent nogen sige, at de ønsker mere resilience. Til gengæld møder jeg ofte virksomheder, der oplever, at driften bliver mere og mere kompleks. Beslutninger skal træffes hurtigere, kundernes forventninger ændrer sig, leverandører bliver mindre forudsigelige, og kravene til dokumentation vokser år for år.

De beskriver sjældent problemet som manglende resilience.

Operative ledere og ejerledere beskriver sjældent resilience som et fokusområde, de beskriver de udfordringer de møder med for mange afbrydelser, for mange fejl, for mange hasteopgaver i hverdagen og en organisation, der bruger mere tid på brandslukning end udvikling og strategiarbejde.

Det er netop derfor, jeg har valgt at tale om robust drift.

Robust drift er konkret. Det er noget, man kan arbejde med på flere områder samtidig eller trin for trin. Resultaterne er driftsnære og kan måles på kvalitet og bundlinje.

I min optik findes der ikke én enkelt aktivitet, der gør en virksomhed resilient. Resilience opstår heller ikke ved at skrive en beredskabsplan, gennemføre en risikovurdering eller facilitere et projekt.

Resilience opstår først, når der opnås robusthed på en række kerneområder i virksomhedens drift. Det er baggrunden for den model, jeg har udviklet.

Opførelsen af et hus

Sommetider sammenligner jeg resilience med opførelsen af et hus.

Ingen ville påstå, at et hus er solidt, alene fordi fundamentet er godt
Huset er heller ikke stærkt, hvis taget er tæt, men væggene mangler

Det er samspillet mellem alle de bærende konstruktioner, der afgør, om huset er stærkt nok til at modstå brug, vind og vejr.

Det samme gælder for resilience.

Man kan have stærke processer, men mangle retning
Man kan have dygtige medarbejdere, men uklare roller
Man kan have styr på økonomien, men være sårbar over for leverandørsvigt
Man kan have et godt beredskab, men være afhængig af én enkelt nøgleperson

Hvert område kan være robust i sig selv, men det er først, når robustheden går på tværs af områderne, samtidig med at de understøtter hinanden, at virksomheden bliver virkelig robust. – Det er først her resilience opstår.

Derfor giver det i min optik heller ikke mening at arbejde direkte med resilience. Jeg arbejder med de forhold, der skaber resilience, og starter med at gøre virksomheden robust dér, hvor det gør den største forskel.

Jeg opbygger robust drift via fire områder

Robust drift skabes ikke gennem én enkelt aktivitet eller et enkelt projekt. Den opstår, når virksomheden arbejder målrettet med de områder, der tilsammen skaber en stabil, handlekraftig og omstillingsparat organisation.

Efter min erfaring er der fire områder, som har afgørende betydning for virksomhedens samlede robusthed. Hvert område bidrager med sin egen styrke, men den største effekt opnås først, når de understøtter hinanden og bliver en naturlig del af den daglige ledelse og drift.

Det er disse fire områder, der udgør fundamentet i min model for robust drift.

Tydelig retning

Robusthed begynder med ledelsen. Når retningen er tydelig, roller og ansvar er afklarede, og beslutninger træffes på et oplyst grundlag, bliver organisationen mere handlekraftig. Medarbejderne ved, hvad der er vigtigt, og virksomheden kan reagere hurtigere og mere samlet, når rammerne ændrer sig.

Ansvarlig drift

Ansvarlig drift handler om langt mere end at leve op til lovkrav eller kundernes forventninger. Når virksomheden arbejder bevidst med bæredygtighed, ressourceforbrug, leverandører og langsigtet værdiskabelse, bliver den mindre sårbar over for fremtidige krav og bedre rustet til at gribe nye muligheder.

Mennesker og ledelse

Ingen strategi, proces eller teknologi fungerer uden mennesker. En robust virksomhed bygger derfor på medarbejdere, der trives, samarbejder og tager ansvar. Når kompetencer udvikles, viden deles, og der skabes en kultur med tillid, læring og løbende forbedringer, bliver organisationen langt mindre afhængig af enkeltpersoner og langt bedre til at håndtere forandringer.

Risikostyring

Ingen kan forudsige den næste krise. Til gengæld kan virksomheder forberede sig på at håndtere den. Systematisk risikostyring, realistiske beredskabsplaner og evnen til hurtigt at tilpasse sig nye situationer gør forskellen, når det uventede sker. Målet er ikke at undgå alle problemer, men at begrænse konsekvenserne og hurtigt genetablere en stabil drift.

Resilience er resultatet – ikke udgangspunktet

Når virksomheder begynder at interessere sig for resilience, er det ofte fordi de ønsker at blive bedre til at håndtere usikkerhed, forandringer og uventede hændelser. Resilience er i min optik det forkerte sted at starte.

Resilience er ikke en metode, et værktøj eller et projekt, der kan implementeres. Det er den evne, virksomheden opnår som resultat af ledelse samt strategisk og operationelt fokus.

Derfor giver det efter min opfattelse ikke mening at arbejde direkte med resilience. I stedet bør virksomheden arbejde målrettet med de forhold, der skaber en mere robust organisation. Når ledelsen bliver tydeligere, processerne mere stabile, menneskerne mere involverede og risici håndteres systematisk, udvikler virksomheden gradvist den organisatoriske evne, som beskrives med begrebet resilience.

Når robusthed bliver en del af virksomhedens kultur

Når virksomheden gennem længere tid arbejder systematisk med robust drift, sker der noget interessant.

Robusthed bliver ikke længere noget, virksomheden arbejder med. Den bliver en del af den måde, virksomheden fungerer på.

Beslutninger træffes hurtigere og på et bedre grundlag
Problemer opdages tidligere
Viden deles frem for at være bundet til enkelte personer
Forbedringer bliver en naturlig del af hverdagen
Forandringer bliver en del af udviklingen frem for en forstyrrelse

Robusthed bliver med tiden en del af virksomhedens kultur. Den viser sig i de små beslutninger, i samarbejdet mellem mennesker og i den måde, virksomheden reagerer på, når noget uventet sker. Det er her, robust drift for alvor begynder at skabe værdi.

Robusthed udvikles over tid

Ingen virksomheder bliver robuste fra den ene dag til den anden. Derfor er det i min optik rettidig omhu at starte arbejdet med at gøre din virksomhed mere robust, allerede i dag. For robust drift skabes ikke i krisen – det er dér, den bliver testet.

Nogle virksomheder begynder med at skabe en tydeligere retning, andre starter med at stabilisere deres processer eller arbejde med mennesker og kultur. Andre igen prioriterer arbejdet med risikostyring og beredskab.

Der findes ikke én rigtig rækkefølge. Det afgørende er, at virksomheden hele tiden udvikler sig og styrker de områder, hvor den er mest sårbar.

For en virksomheds robusthed bliver aldrig stærkere end dens svageste område.

Når ét område halter, påvirker det de øvrige. Omvendt vil forbedringer ét sted ofte styrke helheden. Derfor handler robust drift ikke om at skabe perfektion på ét område, men om gradvist at skabe balance på tværs af hele virksomheden.

Over tid bliver summen af disse forbedringer langt større end de enkelte initiativer.

Det er den udvikling, jeg kalder resilience.

Hvorfor det betyder noget?

I sidste ende handler robust drift og resilience ikke om begreber eller modeller.

Det handler om virksomhedens evne til at skabe resultater – også når verden omkring den ændrer sig.

Virksomheder med en høj grad af robusthed bruger mindre tid på brandslukning og mere tid på at udvikle forretningen. De opdager problemer tidligere, træffer bedre beslutninger og reagerer hurtigere, når forudsætningerne ændrer sig.

Det giver ikke blot en mere stabil drift. Det skaber også en virksomhed, der er bedre rustet til at udnytte de muligheder, der opstår – både i perioder med vækst og når verden omkring virksomheden ændrer sig.

Derfor ser jeg heller ikke kun robust drift som en forsikring mod det uventede. Det er et aktivt valg, der styrker virksomhedens konkurrenceevne hver eneste dag.

Når kunder stiller nye krav, kan virksomheden tilpasse sig hurtigere
Når leverandører svigter, bliver konsekvenserne mindre
Når markedet ændrer sig, kan virksomheden reagere tidligere
Når organisationen møder modgang, finder den hurtigere fodfæste

Derfor mener jeg, at robust drift er en investering i virksomhedens fremtid.

Ikke fordi den kan forhindre alle problemer. Men fordi den gør virksomheden bedre i stand til at håndtere dem, lære af dem og komme stærkere videre.

Afslutning

Verden bliver næppe mere forudsigelig i de kommende år.

Kundekrav vil fortsætte med at udvikle sig. Teknologien vil, med stadig større hast, ændre den måde, vi arbejder på. Geopolitiske forhold, klimaudfordringer og nye markedsvilkår vil fortsat påvirke virksomhedernes hverdag.

Ingen kan forudsige alle de udfordringer, der venter. Men enhver virksomhed kan vælge at blive bedre rustet til at håndtere dem.

Det er netop derfor, jeg mener, at robust drift er så vigtigt.

Robust drift handler ikke om at fjerne alle risici eller skabe den perfekte virksomhed. Det handler om løbende at styrke de områder, der gør virksomheden mere stabil, mere handlekraftig og bedre i stand til at tilpasse sig, når rammevilkårene ændrer sig.

Virksomheder bliver ikke robuste, fordi de undgår modgang. De bliver robuste, fordi de udvikler evnen til at håndtere den.

Efter min opfattelse er det netop her, forskellen mellem robust drift og resilience bliver tydelig.

Robust drift er det arbejde, virksomheden udfører hver eneste dag. Resilience er den organisatoriske evne, der gradvist opstår som resultat af dette arbejde.

Resilience er derfor ikke noget mystisk eller abstrakt. Det er resultatet af en virksomhed, der over tid har opbygget en robust drift.

Det er den tankegang, der ligger til grund for mit arbejde – og den model for robust drift, som jeg har beskrevet gennem denne serie.

Indlæg i serien

Hvad er robusthed – Modellen
Robusthed – Robust drift kræver tydelig retning – Hvordan styrer vi vores virksomhed?
Ansvarlig drift bliver en konkurrencefordel – Hvordan driver vi vores virksomhed?
Mennesker er afgørende for robust drift – Hvordan får vi mennesker til at lykkes i vores virksomhed?
Robust drift handler ikke om at forudsige alt – Hvordan gør vi vores virksomhed klar til det uventede?
Robust drift og resilience – Hvordan bygger vi resilience på et fundament af robust drift?

Relaterede udfordringer

Virksomheden reagerer oftere end den forbereder sig
Manglende overblik over virksomhedens samlede robusthed
For stor afhængighed af nøglepersoner
Kritiske processer og funktioner er ikke identificeret
Manglende sammenhæng mellem strategi, drift og risikostyring
Utilstrækkeligt beredskab ved uventede hændelser
Sårbare leverandør- og forsyningskæder
Manglende evne til hurtigt at tilpasse sig ændrede rammevilkår
Uklare roller og ansvar ved driftsforstyrrelser
Mangelfuld intern og ekstern kommunikation under pres
Manglende test og øvelse af beredskabsplaner
Erfaringer fra fejl og hændelser omsættes ikke til forbedringer
Lang genopretningstid efter driftsforstyrrelser
Vanskeligheder med at opretholde leverancer ved uventede hændelser
Robusthed betragtes som enkeltstående initiativer frem for en samlet ledelsesdisciplin

Typiske symptomer

De samme problemer vender tilbage
Brandslukning fylder mere end planlagt udvikling
Problemer opdages først, når de påvirker driften
Beslutninger træffes under tidspres og med begrænset overblik
Organisationen bliver afhængig af enkelte nøglepersoner
Leverancer forsinkes ved uventede hændelser
Kunder påvirkes unødigt af driftsforstyrrelser
Medarbejdere er usikre på roller, ansvar og prioriteringer
Beredskabsplaner findes, men bliver sjældent brugt eller opdateret
Små hændelser udvikler sig til større problemer
Genopretning efter driftsforstyrrelser tager længere tid end forventet
Organisationen lærer ikke systematisk af fejl og hændelser
Kendte risici overrasker virksomheden igen og igen
Virksomheden mister momentum, når rammevilkårene ændrer sig
Virksomheden fungerer godt i stabile perioder, men får svært ved at håndtere større forandringer