Robusthed kan ikke købes – den skal bygges
Du kan købe de elementer, der hjælper dig med at bygge en robust virksomhed. Men du kan ikke købe robusthed som et færdigt produkt.
Der er en udbredt opfattelse af, at hvis virksomheden har penge nok, kan den købe hyldevarer, der løser problemerne. Så kan vi fortsætte med at gøre tingene, som vi altid har gjort.
Trygt og let – vi betaler os fra det.
Men hvis problemet ligger i den måde, virksomheden fungerer på, kan du købe alt det udstyr og alle de systemer, du vil. Det løser ikke problemet.
Vi køber et ERP-system
Et ERP-system kan være et helt centralt værktøj i mange virksomheder med et fysisk produktflow. Så et ERP-system kan uden tvivl være et skridt i den rigtige retning – men om det er løsningen, afhænger af problemet og ikke mindst implementeringen.
Hvis du blot fortsætter dine gamle rutiner og processer, vil resultatet ikke ændre sig, bare fordi du implementerer et ERP-system. Dårlige vaner, uhensigtsmæssig adfærd og ikke mindst dårlige processer vil reducere gevinsten voldsomt.
Her kommer jeg til at tænke på W. Edwards Demings kendte citat:
”Et dårligt system vil vinde over en god person hver eneste gang”
I denne sammenhæng gælder samme princip for et ERP-system.
Et godt ERP-system kan understøtte en god måde at drive virksomheden på. Men det kan ikke kompensere for dårlige processer, uklare roller eller manglende disciplin i den daglige drift.
Du har købt et værktøj.
Du har ikke købt robusthed.
Vi bliver ISO-certificeret
ISO-standardernes principper kan være et stærkt fundament for robust drift og derfor et godt valg. Hvor langt det bringer din virksomhed, afhænger dog i høj grad af, hvordan I vælger at implementere principperne – og ikke mindst hvordan I bruger ledelsessystemet bagefter.
Hvis du vælger en minimum compliance-løsning (en minimumsløsning med fokus på at opnå certifikatet), kan I sætte ISO-logoet på brevpapiret, men det flytter ikke nødvendigvis virksomheden på hverken effektivitet, kvalitet eller robusthed.
Tværtimod kan systemet ende med at koste tid og penge hvert år op til audit, fordi det skal støves af og opdateres. Måske er der også en række elementer, I ikke har fået vedligeholdt i løbet af året, som derfor skal rettes til.
Det tager tid – og I har ikke fået gevinsterne.
Et veludført og implementeret ledelsessystem, bygget på en eller flere ISO-standarder, kan derimod understøtte en robust virksomhedsdrift.
Men det kan ikke kompensere for en dårlig kultur, uklar ledelse eller manglende styring.
Når du investerer i et ledelsessystem, har du ikke købt robusthed.
Du har investeret i nogle af de grundlæggende principper og værktøjer, der kan være med til at bygge en robust virksomhed.
Om de gør det, afhænger af, hvad I gør med dem.
Vi får udarbejdet en beredskabsplan – så vi er klar på det uventede
Beredskabsplanen er et ofte overset og undervurderet værktøj. Den kan gøre dig i stand til at handle og træffe beslutninger, hvis forholdene pludselig ændrer sig.
Hvis planen er indarbejdet i virksomheden, trænes løbende og har ledelsens fokus, kan den have en enorm betydning for virksomhedens robusthed.
Men hvis planen blot bliver udarbejdet og lagt i skuffen ved siden af de andre gode rapporter og indsatser, I har betalt dyrt for, bliver beredskabsplanen blot en falsk tryghed.
Den findes. Men den virker ikke nødvendigvis den dag, I får brug for den.
De rigtige investeringer skaber ikke nødvendigvis robust drift
Med de tre eksempler ønsker jeg at sætte fokus på, at selv store investeringer i de isoleret set rigtige løsninger kan ende med at være værdiløse – eller i værste fald koste dig penge hvert år, uden at du får gevinsterne ud af dem.
Hvis investeringerne samtidig er en del af en samlet strategi for at skabe en mere robust drift, risikerer du også her at stå tilbage uden det resultat, du forventede.
Store investeringer i ny teknologi og maskiner, et ledelsessystem eller en forkromet beredskabsplan bringer dig altså ikke nødvendigvis i mål med robust drift.
For du kan købe alle byggestenene.
Men de bygger ikke virksomheden for dig.
Robust drift er ikke et projekt – det er en ledelsesdisciplin
Hvorfor kan robust drift ikke være et projekt?
Hvis vi tager udgangspunkt i to af de mest centrale kendetegn ved et projekt, bliver forskellen ret tydelig.
Et klart mål
Både et projekt og arbejdet med robust drift kræver et klart mål.
Du kan eksempelvis have et mål om at reducere virksomhedens afhængighed af nøglepersoner, skabe mere stabile processer eller gøre virksomheden bedre i stand til at håndtere ændringer.
Så langt ligner de hinanden.
En start- og slutdato
Her stopper ligheden.
Et projekt har en start og en slutning. Robust drift har ingen slutdato.
Du kan sagtens gennemføre projekter, der bidrager til en mere robust virksomhed.
Implementering af et ERP-system, opbygning af et ledelsessystem eller udarbejdelse af en beredskabsplan kan alle gennemføres som projekter.
Men projekterne slutter. Arbejdet med robust drift fortsætter.
For når ERP-systemet er implementeret, skal processerne fortsat udvikles.
Når ISO-certifikatet hænger på væggen, skal ledelsessystemet fortsat bruges og forbedres.
Og når beredskabsplanen er skrevet, skal den fortsat trænes, testes og tilpasses.
Ellers begynder værdien af investeringerne langsomt at forsvinde.
Det er netop forskellen.
Du kan bruge projekter til at bygge elementer af en robust virksomhed.
Men du kan ikke gøre robust drift til et projekt, der på et tidspunkt bliver afsluttet.
Robust drift er en del af den måde, du leder og driver virksomheden på.
Derfor er robust drift ikke et projekt. Det er en ledelsesdisciplin.
Hvordan bygger du så en robust virksomhed?
Der findes ikke en fast drejebog, for det kommer helt an på, hvor din virksomhed er, og hvilke udfordringer du står overfor.
Men min klare anbefaling er:
Sæt aldrig gang i flere ændringer, end organisationen kan håndtere.
Start med de ledelsesmæssige rammer. Når retning, ansvar og prioriteringer er på plads, lever i hverdagen og er forstået af organisationen, bliver det væsentligt nemmere at arbejde videre med de næste områder.
Et naturligt næste skridt vil ofte være virksomhedens effektivitet og processer.
Men rækkefølgen afhænger af virksomheden.
At bygge en robust virksomhed handler derfor ikke om at finde den næste løsning, du kan købe. Det handler om at forstå, hvor virksomheden reelt er sårbar, og derefter vælge de rigtige indsatser.
Måske er svaret et nyt ERP-system. Måske er det et ledelsessystem, en beredskabsplan eller en investering i ny teknologi.
Det afgørende er, at løsningen tager udgangspunkt i et aktuelt problem – ikke i en løsning eller et produkt, nogen gerne vil sælge dig.
Robusthed skal bygges – hver dag
Du kan investere i alle de rigtige byggesten.
Men robustheden opstår først, når de bliver en del af den måde, virksomheden bliver ledet og drevet på.
Det tager tid. Det kræver prioritering. Og arbejdet bliver aldrig helt færdigt. Til gengæld bygger du en virksomhed, der er bedre rustet til både hverdagen og det uventede.
Det er robust drift.
Hvor passer emnet ind?
- Advisory Board Blitz – Få strategisk sparring, der skaber fremdrift
- Robust Produktion – Skab en mere stabil og effektiv drift
Relaterede udfordringer
- Store investeringer giver ikke de forventede gevinster
- Nye systemer implementeres uden at de eksisterende processer ændres
- Ledelsessystemet bliver dokumentation frem for en del af den daglige drift
- Beredskabsplaner udarbejdes, men trænes og vedligeholdes ikke
- Gamle vaner og arbejdsgange fortsætter efter implementering af nye løsninger
- Projekter afsluttes, før ændringerne er blevet en del af driften
- Organisationen har svært ved at håndtere flere samtidige forandringer
- Virksomhedens reelle sårbarheder bliver ikke identificeret
Typiske symptomer
- Nye systemer bruges på samme måde som de gamle
- Manuelle rutiner fortsætter ved siden af de nye løsninger
- ISO-systemet støves af op til audit
- Beredskabsplanen ligger i skuffen og bliver sjældent trænet
- Investeringer skaber mindre værdi end forventet
- De samme driftsproblemer fortsætter efter implementeringen
- Nye projekter sættes i gang, før tidligere ændringer er forankret
- Ledelsen leder efter den næste løsning frem for årsagen til problemet
Typiske konsekvenser
- Investeringer bliver dyrere end de gevinster, de skaber
- Nye systemer og værktøjer løser ikke de grundlæggende problemer
- Processer og arbejdsgange forbliver sårbare
- Ledelsessystemet bliver en omkostning frem for et styringsværktøj
- Beredskabsplanen skaber falsk tryghed
- Organisationen bliver belastet af for mange samtidige ændringer
- Forventede forbedringer i effektivitet, kvalitet og robusthed udebliver
- Virksomheden investerer i robusthed uden reelt at blive mere robust