Hvilket niveau går du efter?

Både ledelsessystemet for kvalitet ISO 9001:2015 og for miljø ISO 14001:2015 kan implementeres på flere niveauer. Noget er relateret til branche og rådgivning, andet er et udtryk for den givne virksomheds aktive valg. Herunder har jeg illustreret tre niveauer med de fordele og ulemper, jeg ser.

Tag jerngreb omkring din virksomheds drift og bæredygtighed

Ved at vælge Proces-Konsulentens koncept, hvor det klassiske vel implementerede ledelsessystem kombineres med en CSR-ramme samt en ESG-rapport, kan man ud over gevinsterne ved det klassiske system forvente følgende.

Potentielt billigere kapital omkostninger (reduktion af renteudgifter mv.)
Den grønne profil og ESG-rapporten åbner muligheder nye markeder og hos nye kunder
Store drift gevinster grundet fokus på både kvalitet, miljø og bæredygtighed

Løsningen og driftsomkostningerne er kun marginalt dyrere end ved den klassiske løsning, men hvis der arbejdes aktivt med løsningen, vil du opleve, at investeringen er tilbagebetalt og bidrager positivt til bundlinjen allerede indenfor 2–3 år, hvilket er langt før den klassiske løsning.

Styrk din virksomhedsdrift og dit arbejde med kvalitet- og miljøledelse

Løsningen er noget dyrere end minimums løsningen, men man får meget for den ekstra investering.

Indenfor 6–12 måneder kan man forvente:

Forbedringer i interne processer, medarbejdertilfredshed, rework og affaldsmængder
Omkostninger grundet kvalitetsfejl eller miljøpåvirkning kan også begynde at falde

Indenfor 1 til 2 år kan man forvente:

Forbedret kundetilfredshed samt styrkelse af brand og konkurrenceevne
Ledelsessystemets driftsomkostninger mere end dækkes af gevinsterne

Indenfor 3 til 5 år kan man forvente:

Fuld økonomisk effekt – investeringen er tilbagebetalt og bidrager positivt til bundlinjen

Certificering på minimum compliance

I nogle industrier er minimums løsningerne meget populære. Det er ikke en løsning, Proces-Konsulenten anbefaler, for selvom prisen er meget lav, er der stor sandsynlighed for, at løsningen aldrig vil bidrage positivt til bundlinjen.

Proces-Konsulentens oplevelse er, at standardløsningerne sjældent lever aktivt i virksomhederne, hvorfor de ikke afleder nogen gevinster men har tilnærmelsesvis samme driftsomkostninger som den klassiske gode implementering af et ledelsessystem.

Projektforløb

Når beslutningen om implementering af et eller flere ledelsessystemer er truffet, er der en række beslutninger, der skal tages, ligesom der bør udarbejdes en rimelig detaljeret tidsplan. Når Proces-Konsulenten er ansvarlig for et givent certificeringsprojekt, vil det normalt være følgende 5 dele, der indgår i projekt forløbet.

På opstartsmødet aftales opgaven, ligesom der træffes beslutning om, hvilket niveau af service der ønskes tilkøbt fra Proces-Konsulenten
Der skal sammensættes et team med tydelig ansvarsfordeling, ligesom der skal udarbejdes en tidsplan med en deltaljegrad, der som minimum afspejler strukturen i ledelsessystemet. Her udarbejder Proces-Konsulenten altid en tidsplan i en Gant-opsætning, der linker op til en mere udførligt defineret aktivitetsliste. Det giver et godt overblik og giver både kunde og mig som konsulent mulighed for at vise og følge fremdrift på en let måde.
Der skal udarbejdes en gab-analyse, der viser, hvor meget du som kunde allerede har, hvilket ofte er langt mere, end kunden selv forventer, resultatet af gab-analysen overføres til aktivitetslisten, så projekt og tidsplan altid er i overensstemmelse. Herefter påbegyndes arbejdet på selve forberedelserne af ledelsessystemet, og opgaverne på aktivitetslisten påbegyndes.
I projektforløbet vil der være en række opfølgningsmøder, og ca. en måned før certificeringsaudit, vil Proces-Konsulenten gennemføre et internt audit samt udarbejde forslag til ledelsens evaluering. Fundne afvigelser tilføjes aktivitetslisten og prioriteres i forhold til de øvrige opgaver på listen.
Ca. 14 dage før den store dag, som ofte i praksis er to dage, bliver nødvendigt materiale fremsendt til auditor, så denne kan forberede sig til jeres certificeringsaudit. Proces-Konsulenten vil være til stede under certificerings audit og hjælpe kunden igennem.

Hvilket niveau af service / support ønsker I?

Tidsforbruget tager udgangspunkt i en ledelsesstandard, uden virksomheden i forvejen har et eksisterende ledelsessystem. Så tidsforbruget er meget afhængigt af virksomhedens aktuelle situation og kan kun ses som en overordnet forventning om arbejdsbyrden hos kunden.

IT-system

Der er ikke nogen formalia, der foreskriver, der skal benyttes et IT-system til styring af ledelsessystemet. Som udgangspunkt benytter Proces-Konsulenten det system, kunden allerede benytter, hvis et sådan system eksisterer. Alternativt kan materialet udarbejdes i Word og gemmes i en mappestruktur, denne løsning anbefaler Proces-Konsulenten ikke, da det er en vedligeholdelsestung proces, og det kan blive svært at styre, specielt hvis der både indgår ISO 9001 (kvalitet) og ISO 14001 (miljø).

Proces-Konsulenten har i mange år haft et samarbejde med der har udviklet et omfangsrigt og let tilgængeligt system, der opfylder alle formalia og ligger på et fornuftigt prisniveau. Proces-Konsulenten kan hjælpe med at sætte ledelsessystemet i dette system – men en eventuel system aftale indgås med udbyderen direkte.